Secrétaire assistante

Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe

• Produire des documents professionnels courants
  L’environnement WINDOWS, WORD, EXCEL, POWER POINT
  Ecrits professionnels, prise de notes, équipements courants
• Assurer la communication des informations utiles à l’activité du service ou de la structure
  Internet (messagerie électronique, recherche d’informations)
  L'entreprise et son environnement
  Initiation à la comptabilité
  Structures juridiques (entreprise individuelle, entreprise sociétaire)
• Assurer le classement et l’archivage des documents du service ou de la structure
  L’espace de travail
  Techniques de classement, plan de classement numérique ou papier, règles juridiques en
  Matière d’archivage
• Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur
  Les principales techniques de communication
  La communication dans une situation d’échange téléphonique ou en face à face
• Assurer le traitement du courrier
  Gestion des courriers départ et arrivée, machine à affranchir
  Modalités d’acheminement et coûts
  Réalisation de publipostages et d’étiquettes avec WORD
• Coordonner le planning d’activités d’une équipe et fixer des rendez-vous
  Gestion d’agenda
  Prises de rendez-vous
  Outils de gestion du temps
• Organiser les déplacements et les réunions
• Gérer les stocks de consommables

Réaliser le traitement administratif des différentes fonctions de l'entreprise

• Assurer l’administration des achats et des ventes
  Les documents commerciaux et le suivi des règlements
  Droits et obligations liés au contrat de vente/de transport
  Calculs commerciaux
  CIEL Gestion commerciale
• Régler les litiges administratifs ou commerciaux de premier niveau
  Les documents commerciaux et écrits professionnels permettant de contribuer au règlement du litige
• Assurer le suivi administratif courant du personnel
  Activités administratives
  Règles à appliquer en matière de représentation du personnel
  Sanctions disciplinaires
  Dossier du personnel et registres officiels du personnel
  Principaux éléments d’une fiche de paie
• Actualiser des tableaux de suivi et présenter des statistiques en lien avec l’activité du service ou de l’entreprise
  Tableaux aux fonctions élaborées, graphiques, bases de données, tableaux croisés dynamiques…)